Integrasi 3 System ERP Inhouse [Procurement Process]
Bagaimana caranya membangun program berbasis ERP dengan proses migrasi, current system yang digunakan user adalah berbasis Desktop, dan akan dirubah ke dalam system berbasis web. Saya akan berbagi cerita, keluh kesah dan sedikit pemikiran saya untuk perjalanan karir saya sekarang.
Sepertinya Case Study ini akan terbagi menjadi beberapa bagian, sambil berjalannya proses dan yaa.. saya akan update terus.
Halo, nama saya Yohana !! 👋🏻 Saya tergabung dalam tim untuk develop system ERP inhouse, yang awalnya system perusahaan desktop base dengan database DBF. Proses migrasi dilakukan untuk merubah ke dalam system berbasis database SQL. Ada 2 tahap, pertama dibuatlah system desktop base dengan database SQL. Karena dianggap belum maksimal, dan membutuhkan waktu cukup lama untuk maintenance, maka dibuatlah tim System development untuk melakukan migrasi system yang sudah tersedia ke dalam versi Website, tentunya dengan database SQL juga.
Karena disini case nya untuk manufacture otomotif jadi ada beberapa tantangan yang memang luar biasa buat melakukan perubahan ini.
1. Habbit User & Work Culture
Saya anggap ini tantangan karena beberapa user yang ada di perusahaan saya sudah senior dalam usia ataupun pengalaman. Apalagi current system ini sudah berjalan sangat lama jadi sudah mendarah daging bagi mereka. Padahal dibalik itu semua banyak bug & problem yang selama ini dianggap biasa. Hiks.. jangan seperti ini ya teman-teman yang benar dianggap salah dan yang salah jadi terlihat benar . Selain itu work culture, susah nya minta ampun kadang kalau saya request untuk review atau UAT ketika module berhasil dibuat dan masih tahap development.
Anggapan mereka ketika saya ajak review system berarti uda tinggal pakai, padahal kan gak gitu.. skill komunikasi saya disini diasah. Bagaimana caranya saya menyampaikan dengan bahasa yang mudah untuk mereka mengerti dan terima, jadi tidak terlihat semata-mata langsung perubahan besar-besaran.
Protes, debat ataupun dibanding-bandingkan dengan current system itu udah biasa. Karena user hanya tau soal “menggunakan”, saya yakin hanya 25% user yang melakukan cek dan analisa data untuk makesure bener ga sih yang mereka kerjakan.
2. Methode Agile atau Ajigile ?
Karena ini adalah project migrasi jadi kita fokus nya adalah bagaimana memindahkan modul current system dan dibuat versi website nya. Secara tampilan, kami menggunakan template bootstrap dan backend Laravel untuk membangun system baru versi website.
Saya buat schedule untuk tiap module untuk proses UAT, dan karena template nya sama jadi masing-masing programmer membuat content sesuai dengan module mereka. Disini terbagi menjadi 3 module yaitu module OEE, Warehouse dan Purchase. Satu programmer satu module.
Tahap mulai dari Testing internal tim IT → Evaluate → Testing → Jika sudah OK maka akan lanjut ke tahap UAT.
UAT ( User Acceptance Test ) biasanya maksimal 2 kali meeting selama saya menjalankan program baru ini. Setelah UAT pertama → Programmer akan mengevaluasi hasil dari meeting pertama → Lanjut ke meeting kedua jika sudah Fix dan sesuai maka program bisa digunakan.
Jika module sudah launching live ke user, saya memberi waktu 1 bulan untuk user memberi masukan apabila ada problem di program tersebut. Jadi selama 1 bulan percobaan tersebut, user masih bisa input data di 2 program. Program lama digunakan jika dianggap proses perbaikan program baru ini lama atau transaksi user tidak bisa menunggu perbaikan program baru tersebut.
Karena user sudah terbiasa melakukan pekerjaannya dan user pasti tahu jika ada yang tidak sesuai dengan kebiasaan mereka, jadi saya juga perlu masukan apabila scope nya masih sama dengan program yang lama.
Jika sudah lewat 1 bulan dan dianggap sudah berhasil, maka saya akan block akses user ke program lama dan user difokuskan untuk input data di program baru. Hal ini dilakukan secara continue untuk modul lainnya, dan masih menerima perbaikan minor bug untuk efisiensi transaksi user kedepannya.
Jadi jobdesc saya apa sih ??
Saya juga bingung nyebutnya gimana wkwkwk secara general saya tergabung menjadi System Development. Tapi karena saya mengetahui secara garis besar business process di perusahaan ini, jadi saya bisa melakukan testing manual & check database apabila antara 2 program tersebut ada problem saat integrasi data. Saya juga membantu untuk merapikan dokumentasi dari system yang baru, agar mudah dimengerti oleh user.
Lebih tepatnya seperti jembatan antara user & programmer di tim saya lah makanya kenapa saya jadi banyak curhatan dan kadang suntuk, jadi yasudah lebih baik ditulis aja di Medium.
Mohon maaf ya kalau tulisan saya masih berbelit-belit dan susah dimengerti. Selanjutnya saya akan melampirkan beberapa flow atau gambaran untuk lebih mudah dimengerti. Thanks !
